Zgodnie z instrukcją wydaną przez Episkopat Polski narzeczeni powinni zgłosić Proboszczowi zamiar zawarcia małżeństwa 3 miesiące przed planowanym terminem ślubu. Przepis ten podyktowany jest różnymi względami. Po pierwsze, by młodzi zbyt pochopnie i bez rozwagi, nieraz zaledwie po czasowej znajomości, nie decydowali o całej przyszłości, ale mieli jeszcze tych kilka miesięcy do zastanowienia się nad tak ważnym krokiem jak małżeństwo. Po drugie czas trzech miesięcy daje możliwość spokojnego załatwienia wszystkich wymaganych formalności, jak udział w kursie przedmałżeńskim, spotkania w poradni rodzinnej, uzyskanie dyspensy od ewentualnej przeszkody. Zaznaczyć należy, że narzeczeni zgłaszają się do kancelarii obydwoje. Chodzi przecież o akt prawny i sakramentalny, wiążący na całe życie obydwie strony.

Prawo Kanoniczne (kan. 1115) postanawia, że narzeczeni mają się zgłosić w celu załatwienia potrzebnych formalności do Proboszcza parafii, w której jedno z nich jest zameldowane na stałe, a przynajmniej czasowo. Tym właśnie proboszczom przysługuje prawo asystowania przy zawieraniu małżeństwa. Narzeczeni sami ustalają gdzie będzie brany ślub, a tym samym, do którego z proboszczów udadzą się w tej sprawie. Dawny polski zwyczaj mówił o załatwianiu tych spraw w parafii narzeczonej i jeżeli nie ma poważniejszych racji, staramy się ten zwyczaj respektować. Nawet wówczas, gdy ślub ma się odbyć na podstawie licencji (zezwolenia) w innej parafii, nupturienci udają się celem załatwienia formalności do jednego z wyżej wymienionych proboszczów.

Zawarcie małżeństwa to sprawa ważności i godziwości sakramentu, to kwestia wejścia do wspólnoty parafialnej nowej wspólnoty rodzinnej. Dlatego potrzebne jest urzędowe stwierdzenie ze strony Kościoła czy kandydaci odpowiadają wymaganym warunkom stawianym przez Kościół. Tę rolę w imieniu Kościoła spełnia proboszcz, który stwierdza czy narzeczeni:
  1. są ochrzczeni i bierzmowani,
  2. są stanu wolnego,
  3. nie mają żadnych przeszkód małżeńskich (gdyby takie zaistniały, stara się o dyspensę, czyli zwolnienie od danej przeszkody),
  4. pragną zawrzeć związek małżeński dobrowolnie i zgodnie z nauką Kościoła,
  5. odpowiadają wszystkim wymogom jakie stawia prawo, by małżeństwo było zawarte ważnie i godziwie.
Najczęstszym pytaniem narzeczonych jest:, „Jakie dokumenty należy przynieść na pierwsze spotkanie w kancelarii parafialnej?”. Na początek należy zgromadzić:
  1. Dowód osobisty. Chodzi o zbadanie personaliów narzeczonych.
  2. Metrykę chrztu. Jest to jeden z podstawowych i najważniejszych dokumentów przy zawarciu małżeństwa. Jest to „życiorys” życia sakramentalnego człowieka. Metryka nie tylko określa wiek i jest podstawą do przyjmowania innych sakramentów, ale także dowodzi braku przeszkody innej wiary, informuje o wyznaniu, mówi o ewentualnym pokrewieństwie, o złożeniu ślubów wieczystych lub przyjęciu święceń, o istniejącym już małżeństwie, o przyjętym bierzmowaniu (jeżeli adnotacji o bierzmowaniu brak, należy dostarczyć odrębne zaświadczenie o bierzmowaniu). Odnośnie metryki trzeba pamiętać: Metryka musi być świeżej daty. Nie wystarczy więc metryka zachowana od chrztu lub I Komunii Świętej. Ważność metryki trwa 6 miesięcy od daty wydania. Gdy w tym czasie nie zaczęto załatwiać formalności ślubnych, trzeba pobrać nową, aktualną metrykę. Metrykę uzyskujemy w parafii, gdzie byliśmy ochrzczeni. Tam jesteśmy wpisani w akta Księgi Ochrzczonych i dokument ten nie „idzie” za naszym późniejszym miejscem zamieszkania. Jeżeli ktoś jest ochrzczony w parafii, w której ma być spisywany protokół przedślubny, nie przedkłada metryki. Proboszcz sam sprawdza dane w Księdze Ochrzczonych. Gdy ktoś nie może przedłożyć metryki chrztu (np. był ochrzczony za granicą i teraz nie ma tam parafii) sprawę przedstawia Proboszczowi, którego zadaniem będzie szukanie prawnego wyjścia z sytuacji (np. wezwanie świadków, którzy pod przysięga stwierdzą fakt chrztu św.).
  3. Datę i miejsce przyjęcia I Komunii Świętej.
  4. Wdowiec – wdowa – świadectwo zgonu współmałżonka, które mówi o stanie wolnym i daje prawo do ponownego zawarcia małżeństwa. Dokument ten wystawia Proboszcz parafii, gdzie pochowany został współmałżonek.
  5. Ostatnie świadectwo szkolne (np. maturalne), na którym widnieje ocena z religii. Daje to pewien obraz o nupturiencie. Jak traktował religię, czy zna prawdy wiary? Świadectwo to daje po części odpowiedź na te pytania i może upoważnić Proboszcza do dokładniejszego zbadania wiedzy religijnej i ewentualnie wręczenia katechizmu celem przypomnienia sobie podstawowych wiadomości religijnych.
  6. Świadectwo ukończenia Kursu Przedmałżeńskiego. Narzeczeni otrzymują je po zakończeniu kursu. Katechezy na kursie mają pogłębić wiedzę o życiu małżeńskim i rodzinnym, by później będąc lepiej przygotowanym, zmniejszyć ryzyko nieudanego małżeństwa, a tym samych swojego i czyjegoś nieszczęścia.
  7. W nietypowych sytuacjach (np. wcześniejszy rozwód cywilny, niepełnoletniość) trzeba dostarczyć inne dokumenty. Powie o nich kapłan w czasie rozmowy.
Po zebraniu wspomnianych dokumentów i dostarczeniu ich do kancelarii parafialnej należy ustalić datę oraz godzinę uroczystości ślubnej. Kapłan zapisze zapowiedzi w parafii, w której ma byś spisany protokół ślubny i wypisze prośbę o wygłoszenie zapowiedzi do parafii drugiej strony. Podają one do publicznej wiadomości zamiar zawarcia małżeństwa przez danych narzeczonych i nakłaniają do ujawnienia ewentualnych przeszkód zachodzących pomiędzy nupturientami. Wszyscy, którzy wiedzą o przeszkodzie są w sumieniu zobowiązani zawiadomić miejscowego Proboszcza. W uzasadnionych przypadkach Biskup Ordynariusz może zwolnić od głoszenia zapowiedzi (np. obawa zniesławienia, różnica religii lub wyznania itp.). Po wygłoszeniu zapowiedzi należy do parafii, gdzie spisany będzie protokół, dostarczyć zaświadczenie o braku przeszkód. Narzeczeni otrzymają też kartki do spowiedzi. Małżeństwo może być godnie zawarte tylko wtedy, gdy dzieje się to w stanie łaski uświęcającej. Poprzez kartkę do spowiedzi Kościół chce pomóc, by łatwiej było się zdecydować na przystąpienie do sakramentu pojednania. Narzeczeni odbywają dwie spowiedzi: pierwszą zaraz po zapisaniu zapowiedzi, a drugą w przeddzień lub dzień ślubu. Przystępując do spowiedzi należy zaznaczyć, że jest to spowiedź przedślubna, a po jej zakończeniu podać kapłanowi kartkę do podpisania. Warto zauważyć, że zawarcie sakramentu małżeństwa jest doskonałą okazją do odbycia tzw. spowiedzi generalnej, aby zamknąć pewien etap życia jakby „duchowym remanentem”. Dokumenty, o których będzie teraz mowa, nupturienci dostarczają podczas drugiej wizyty u duszpasterza.

W wielu parafiach istnieją Poradnie Rodzinne. Trzy spotkania w takiej poradni to kolejny wymóg formalności przedślubnych. W tych specjalnych ośrodkach odpowiednio wykształceni i przygotowani ludzie służą fachową wiedzą i odpowiednimi informacjami odnośnie planowania rodziny i kierowania płodnością, by życie małżeńskie było zgodne z planami Boga i zarazem po ludzku szczęśliwe. Czynią to nie tylko z okazji nauk przedślubnych, lecz także w ciągu dalszego życia małżeńskiego. Na zakończenie tychże spotkań narzeczeni otrzymują specjalne zaświadczenie, które należy dostarczyć do kancelarii parafialnej.

Większość obecnie zawieranych związków to tzw. małżeństwa konkordatowe. Przy ich zawieraniu narzeczeni mają ułatwioną drogę formalną, choć muszą spełnić określone wymagania. Zawarcie w/w związku polega m.in. na otrzymaniu w Urzędzie Stanu Cywilnego dokumentu (w trzech egzemplarzach) zawierającego: dane przyszłych małżonków, wyrażoną wolę co do nazwiska, stwierdzającego brak przeszkód cywilnych do zawarcia małżeństwa oraz inne informacje. Dokument ów narzeczeni uzyskują w USC właściwym dla stałego zamieszkania jednego w nich po dostarczeniu aktów urodzenia. Jest on ważny tylko przez 3 miesiące, stąd konieczność takiego dostosowania daty jego uzyskania, aby nie stracił ważności przed ślubem. Następnie dostarcza się ten dokument do kancelarii parafialnej. Po uzupełnieniu danych i zawarciu małżeństwa, które ma w tym wypadku oprócz skutków sakramentalnych także skutki cywilno-prawne, kapłan dostarcza wymagane dokumenty do Urzędu Stanu Cywilnego. Czynnością kończącą przygotowanie sakramentu małżeństwa od strony prawno-duszpasterskiej jest spisanie protokołu przedślubnego. Należy się umówić na takie spotkanie w odpowiednim czasie przed zawarciem małżeństwa. Zebrane są już wszystkie wymagane dokumenty i kapłan przystępuje do zadania pytań protokołu. Odpowiedzi na te pytania dotyczą m.in. wyznawanej wiary, woli i intencji zawarcia małżeństwa, braku przeszkód pomiędzy narzeczonymi itp. Protokół zostaje opatrzony pieczęcią parafii oraz własnoręcznymi podpisami narzeczonych i kapłana, który go sporządza. Warto także przy tej okazji uregulować sprawy finansowe oraz omówić szczegóły dotyczące samego obrzędu ślubnego, np. czy ślub odbędzie się w tej parafii, czy w innej (kwestia wypisania licencji – zezwolenia na ślub w innej parafii; czy wszystko zostało ustalone z Proboszczem parafii, gdzie odbyć ma się ślub (nie należy wysyłać zaproszeń bez tychże ustaleń); jeżeli narzeczeni mają kapłana w rodzinie lub znają jakiegoś księdza i to on ma błogosławić małżeństwo, proboszcz powinien o tym wiedzieć wcześniej. Należy też podać dane świadków ślubu. W dniu ślubu narzeczeni oraz świadkowie zgłaszają się co najmniej 15 minut przed uroczystą celebrą, by dokończyć załatwianie formalności. Polega to na złożeniu podpisów w księgach kościelnych oraz na wspomnianych już dokumentach USC. Dostarczają także wypełnione kartki do spowiedzi. Odpowiednie przygotowanie i nastawienie narzeczonych daje gwarancję, że wszystko uda się na czas załatwić. Cały czas narzeczeni powinni modlić się w swojej intencji i powierzać Bogu wszelkie trudności.
ks. Robert Markuszewski